Die Herausforderungen eines Transitionsprojektes sind extrem vielfältig. Gleichzeitig finden Sie in den meisten IT Organisationen nur sehr selten statt, so dass es häufig an erfahrenen internen Mitarbeitern und Managern mangelt. In diesem Artikel listen wir einige dieser Herausforderungen auf und stellen Maßnahmen dar, die jeweilige Komplexität zu beherrschen.
Die Beteiligten
Erstes Outsourcing ist inzwischen seltener geworden, so dass heutzutage in den meisten Projekten ein Providerwechsel vorgenommen wird. Dadurch sind mindestens drei Unternehmen an einer Transition beteiligt – der Kunde, der “Neue” und der “Alte” Provider. Dazu kommen häufig verschiedene externe Berater und Dienstleister, welche im Current Mode of Operation (CMO) wichtige Funktionen übernehmen. Im Future Mode of Operation (FMO) sowie in der Übergangszeit, dem Mixed Mode of Operation (MMO), benötigen Sie von allen Beteiligten Unterstützung um die Transition erfolgreich umzusetzen.
Ein gutes Stakeholder Management aller Beteiligten und Betroffenen ist notwendig für den Erfolg.
- Exit Management beim “Alt” Provider
Prüfen Sie Ihre Rechte aus dem bestehenden Vertrag mit Ihrem bisherigen Dienstleister und schließen bei Bedarf eine zusätzlich Exit Vereinbarung ab. Eine dedizierte Projektleitung des bisherigen Providers erleichtert den Zugriff in dessen Lieferorganisation. - Kunden Experten Technik
Auch wenn ein Provider schon lange technische Dienste erbringt, gibt es bei Ihnen, dem Kunden, immer Mitarbeiter oder externe Berater, die Expertenwissen und Erfahrungen im jeweiligen technischen Bereich haben und häufig das bisherige Bindeglied zum Provider sind. Beziehen Sie diese Mitarbeiter in Ihr Transitionsprojekt mit ein. - Anwendungsverantwortliche
Auch wenn Ihr Transitionsprojekt “nur” technische Infrastruktur beinhaltet, sind die Anwendungen die Quelle der Anforderungen an diese. Abstimmung mit den Anwendungsverantwortlichen bezüglich Kommunikationsbeziehungen, Nutzungsmuster und geplanten Projekten ermöglicht es Ihnen die Transition möglichst nebenwirkungsfrei durchzuführen. - Weitere Dienstleister / Externe
Ihre IT besteht nicht mehr nur aus Ihren eigenen Systemen und Anwendungen. Schnittstellen zu Kunden und Lieferanten, Anbindung von Informationssystemen und Marktplätzen, Cloud Dienstleistungen und anderen Plattformen müssen in die Planung mit einbezogen werden.
Betrieb im Wandel
Neben den üblichen Projektherausforderungen die Ziele in Time, in Budget und in Gänze zu erreichen, ist der IT Betrieb auch im Mixed Mode sicher zu stellen.
- Betriebsprozesse
Stellen Sie sicher, dass Ihre Betriebsprozesse passende Schnittstellen zum neuen Dienstleister erhalten, bevor die erste Leistung in den aktiven Betrieb geht. Dies ist häufig früher als erwartet der Fall, da erste Netzanbindungen, Kommunikationswege und Anwendungsbestandteile schon einen produktivähnlichen Zustand erreichen. Hier sind häufig Interims-Prozesse zu etablieren, damit der Betrieb funktioniert. - Governance
Nicht nur der Betriebsübergang erfolgt häufig schrittweise, auch der Übergang von Projekt in die Betriebsorganisation erfolgt parallel. Daher planen Sie eine Beteiligung in allen relevanten Gremien mit ein. - Change
Wegen Ihres Transitionsprojektes bleiben alle anderen IT Projekte nicht stehen – daher ist eine Einbindung dieser Projekte in Ihre Planung zwingend erforderlich. In-Flight Projekte müssen abgeglichen werden mit Ihrer Transition und wo möglich sollten die Meilensteine entkoppelt werden.
Know-How Transfer
Ihr neuer Dienstleister übernimmt beim Providerwechsel die Aufgaben, die Sie häufig nicht vollständig spezifizieren können, da das notwendige Know-How beim aktuellen Dienstleister liegt. Die Festlegung der Leistungsscheine und die in der Transition erforderliche Detaillierung dieser in Fach- und Betriebskonzepten erfordert detailliertes Wissen über den laufenden Betrieb. Planen Sie hier Unterstützung durch den bisherigen Dienstleister ein (siehe Exit Management). Sie benötigen aktualisierte Betriebsdokumentation, Zugriff des neuen Dienstleisters auf Service Management Systeme und wenn möglich ein Shadowing von Schlüsselpersonal.
Zusammenfassung
Hier sind nur einige der besonderen Herausforderungen des Transitionsmanagements aufgeführt. Erweitern Sie Ihr Team um mit diesen reformativen Veränderungen erfolgreich zu sein.